En quoi consiste un audit?

Se préparer à un audit

Veillez à utiliser la version la plus récente du guide CanadaGAP®. Cliquez ici pour obtenir la version la plus récente. Si vous vous rendez compte que vous devez obtenir une version plus à jour, consultez le document sur les modifications aux guides. Vous devez aussi avoir tenu des registres pendant au moins trois mois avant de subir un audit.

Fixer un rendez-vous d’audit

L’OC ou l’auditeur communiquera avec vous déterminer une date d’audit qui convient aux deux parties. Il faudra prévoir une date à laquelle vous ou votre représentant serez libre pour accompagner l’auditeur.

Les audits doivent être effectués lorsque vous êtes en saison– pendant la récolte, la manipulation des aliments, la saison d’emballage ou de remballage, la période de livraison, d’entreposage, etc. (selon la portée de votre audit). C’est important pour que l’auditeur puisse bien évaluer la mise en œuvre de votre programme de salubrité des aliments. Les activités qui n’ont pas lieu lors de l’audit ne peuvent être incluses dans la portée de l’audit. Les exploitations en productions multiples pourraient avoir besoin de plusieurs audits sur une période de quelques années, selon les activités et les productions visées, pour que leur certification reflète toutes les activités de l’exploitation.

L’OC s’est engagé à faire son possible pour regrouper les audits par région et à assigner des auditeurs à des endroits à proximité afin de restreindre au minimum les frais de déplacement. En réservant votre rendez-vous, indiquez s’il s’agit d’une date fixe ou préférable ou si votre emploi du temps est flexible et que, par conséquent, vous pouvez attendre qu’un auditeur soit affecté à votre région. Dans ce dernier cas, les frais de déplacement pourraient être sensiblement inférieurs.

Le représentant de l’OC vous posera aussi des questions sur l’envergure et la nature de votre exploitation, par exemple : nombre d’hectares, emplacement, nombre d’employés et autres cultures ou élevages faisant partie de votre exploitation, de même que les produits et activités qui doivent être visés par l’audit. Il devra aussi vous demander votre permission de partager les résultats de votre audit avec vos acheteurs.

Questions à poser à l’organisme qui réalise votre audit

  • Y a-t-il un auditeur dans ma région?
  • Est-ce que mon audit coïncidera avec ceux d’autres exploitants de ma région afin que nous puissions nous partager les frais de déplacement de l’auditeur?
  • Est-ce je recevrai le rapport d’audit et le certificat par le courrier ou par courriel?

En quoi consiste un audit?

L’auditeur examinera les lieux de production afin d’y repérer tout risque visible, vérifiera vos guides et vos registres pour constater la conformité aux exigences du programme CanadaGAP et s’entretiendra avec vos employés pour s’assurer qu’ils ont reçu la formation nécessaire. Si l’auditeur discerne des problèmes à votre exploitation, il déduira des points aux questions correspondantes sur la Liste de contrôle de l’audit et consignera les déficiences principales dans son rapport sommaire.

Enfin, il passera en revue son rapport complet d’audit avec vous. Vous devrez signer tous les deux ce rapport et l’auditeur vous laissera un exemplaire du rapport sommaire. Un exemplaire du rapport complet vous sera envoyé par l’OC après révision des constatations de l’auditeur.

Combien de temps exigera l’audit?

Le temps consacré à un audit varie selon l’envergure de l’entreprise. La majorité des audits à la ferme peuvent être effectués en une demi-journée. Les lieux d’emballage ou de remballage ou les activités les plus complexes peuvent prendre plus de temps.

Quand vais-je recevoir mes résultats?

L’OC vous renverra le rapport final de votre audit ainsi que le certificat CanadaGAP dans les quatre semaines suivant l’audit. Des renseignements sur votre certification (y compris le nom de votre entreprise, la portée de l’audit, etc.) seront publiés sur le site Internet de l’OC. Si vous voulez afficher la mention de votre conformité au programme CanadaGAP sur des enseignes, bannières et autres publicités affichées sur vos bâtiments veuillez prendre connaissance des instructions et des restrictions sur l’utilisation des logos du programme.

Qu’arrivera-t-il en cas d’échec?

La note de réussite de l’audit est de 85 %. Si votre exploitation échoue à l’audit, on vous accordera l'occasion d’apporter des correctifs. Vous devrez remplir un Rapport de mesures de correction que vous pouvez télécharger du site www.canadagap.ca ou obtenir auprès de l’OC. Les éléments entraînant un échec automatique doivent être corrigés en premier lieu. Ensuite, l’auditeur aura identifié certaines mesures correctrices prioritaires dans votre sommaire d’audit; il s’agit des prochains éléments à corriger. Vous pouvez ensuite choisir de privilégier les correctifs les plus importants qui vous permettront d’atteindre la note de réussite. Toutefois, nous vous conseillons de communiquer avec l’organisme de certification ou l’auditeur et avec vos clients, le cas échéant, pour vous assurer de satisfaire leurs attentes et priorités. Indiquez les correctifs apportés, puis envoyez ce rapport à votre auditeur pour qu’il puisse le compléter. L’auditeur pourrait ne pas sentir le besoin de revenir à votre exploitation si vous pouvez lui fournir des preuves à l’appui, par exemple des photos, des copies de registres, etc. Dans certains cas, une visite de suivi peut être nécessaire. Le temps de suivi ainsi que tous frais de déplacement supplémentaires seront facturés après l’audit par l’OC.

Lorsque vous n'êtes pas en mesure d'apporter les correctifs nécessaires pour réussir l'audit, vous pouvez faire une demande de remboursement de vos droits annuels liés au programme CanadaGAP, moins des frais de gestion de 100 $ ou utiliser votre paiement comme crédit pour l’année suivante si vous en faites la demande par écrit au bureau du programme CanadaGAP. Une exploitation qui aura échoué pourra s’inscrire l’année suivante pour tenter à nouveau d’obtenir la certification.

Avantages d’un audit

L’audit vous offre les avantages suivants :
  • permet de repérer les problèmes éventuels;
  • fournit un processus d’amélioration continue;
  • vous aide à combler les exigences de vos clients et à respecter vos obligations contractuelles;
  • vous aide à respecter les exigences légales et réglementaires régissant la salubrité des aliments;
  • offre un moyen efficace d’obtenir la collaboration et de susciter la motivation de votre personnel à tous les niveaux.