Un audit est fractionné lorsqu’il est effectué au cours d’au moins deux visites sur place, à deux moments distincts ou plus (par ex., une visite sur place d’une demi-heure pour observer la récolte, le 12 septembre, suivie d’une visite sur place de 3,5 heures pour examiner les documents, le 14 novembre). Les audits CanadaGAP sur place ne doivent pas être divisés en deux visites ou plus, à deux moments distincts, sauf dans des circonstances exceptionnelles et uniquement si l’organisme de certification a obtenu au préalable l’autorisation de CanadaGAP par écrit. L’organisme de certification doit demander par écrit l’autorisation et préciser clairement les circonstances. L’approbation de CanadaGAP doit être obtenue avant la tenue de l’audit. Les audits fractionnés ne sont pas autorisés dans le cadre du programme CanadaGAP.
Voici un exemple d’un audit fractionné :
- Un auditeur observe la récolte de pommes de terre en octobre et revient en janvier pour terminer l’examen des documents.
En revanche, ces exemples ne seraient PAS un audit fractionné :
- Une entreprise a besoin de deux audits la première année pour avoir deux cultures sur son certificat— un en mai pour les asperges et une en octobre pour les pommes.
- Un auditeur n’est pas en mesure de voir un nouveau poste d’emballage le jour de l’audit en raison d’une panne mécanique. Le reste de l’audit est terminé ce jour-là, puis l’auditeur revient à l’entreprise deux jours plus tard pour terminer l’observation du poste d’emballage.
- Un auditeur arrive à l’audit et il pleut; par conséquent, la récolte des fraises ne peut être observée. Le reste de l’audit est terminé ce jour-là, mais l’auditeur revient à l’entreprise la semaine après pour terminer l’observation de la récolte.
- L’organisme de certification a autorisé, au préalable, un audit partiel à distance pour une petite entreprise de pommes de terre inscrite à l’option de certification A1, où le producteur/la personne responsable de l’exploitation doit opérer la récolteuse la journée de l’audit. L’auditeur réalise une partie de l’audit sur place, et la deuxième partie à distance, conformément aux exigences spécifiées dans la procédure technique CanadaGAP TP-09-RM.
Sauf dans des circonstances très particulières, les audits doivent avoir lieu lorsque des activités pertinentes à la certification de l’entreprise sont en cours – pendant la récolte, la manipulation des fruits et des légumes, la saison d’emballage/de remballage, l’expédition, etc. Il est important pour l’auditeur d’évaluer correctement la mise en œuvre du programme de salubrité des aliments basé sur un instantané des activités qui se déroulent à l’entreprise le jour de l’audit. Lorsque l’entreprise souhaite diviser un audit afin que l’auditeur puisse se précipiter dans les activités d’observation telles que la récolte, puis revenir beaucoup plus tard pour examiner les documents lorsque l’entreprise est moins occupée, cela ne permet pas d’atteindre pas l’objectif d’un audit.
Parmi les autres raisons pour lesquelles les audits ne peuvent être divisés en deux parties, citons :
- La partie tournée de l’audit peut prendre le plus de temps à l’auditeur; par conséquent, le fractionnement de l’audit ne fait pas gagner beaucoup de temps à l’entreprise.
- L’auditeur ne peut évaluer correctement la mise en œuvre du programme de salubrité des aliments sans recouper les détails pour déterminer leur exactitude, leur actualité et leur validité. Le fait que l’audit ait lieu à deux dates distinctes rend les références croisées presque impossibles.
- Un audit en deux parties entraînerait un chevauchement substantiel pour chaque visite. Cela signifie que l’auditeur prendrait plus de temps, augmentant ainsi la durée totale de l’audit.
- Si les audits devaient être divisés, ceci créerait de la confusion pour les auditeurs quant aux questions à noter et à quel audit, en particulier pour les non-conformités. Cette confusion entraînerait une incohérence entre les audits et une possibilité accrue de disputes concernant les constatations et les résultats de l’audit
- Si des non-conformités sont relevées à l’une ou l’autre de ces visites, l’organisme de certification et l’entreprise pourraient éprouver des difficultés pour finaliser les DMC; dans la plupart des cas, les mesures correctives ne peuvent pas être mises en œuvre une fois la saison terminée. Voici quelques exemples de situations possibles :
- À la première visite, l’auditeur examine l’entrepôt des produits chimiques à usage agricole et consigne quelques-uns des produits observés. Lors de la deuxième visite, l’auditeur examine le registre H1 et constate que l’un des produits chimiques à usage agricole observé lors de la première visite a été utilisé sur une culture pour laquelle il n’est pas homologué. Un élément à échec automatique serait alors émis, cependant le produit récolté aurait déjà été expédié plusieurs semaines auparavant.
- Lors de la première visite, il a été constaté que les stations de lavage de mains étaient toutes équipées. Lors de la deuxième visite, il a été établi que le registre J n’avait pas été rempli. En l’absence du registre attestant que les stations étaient toutes équipées tout au long de la saison, il est impossible de déterminer si les stations ont été adéquatement entretenues.
- La division des audits ajoute une complication supplémentaire pour les organismes de certification dans la gestion du processus de l’audit et de certification pour tous les clients.
Pour de plus amples informations, référez-vous à la Section 3.3.5.4 du Guide de gestion du programme CanadaGAP.