Les informations générales portant sur les mesures correctives
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Options B, C, et D |
Options E et F |
Options A1 et A2 | |
|---|---|---|---|
| 1. Quelle est la note de passage? | 100 % | 95 % | 85 % |
| 2. Qu’arrive-t-il si une entreprise n’obtient pas la note de passage? | L’entreprise a besoin de compléter les mesures correctives ou un plan de mesures correctives pour obtenir la certification. | L’entreprise doit compléter les mesures correctives ou un plan de mesures correctives pour obtenir la certification. | L’entreprise a besoin de compléter les mesures correctives pour obtenir la certification. |
| 3. Une entreprise peut-elle utiliser un plan de mesures correctives?
Quand une entreprise peut-elle utiliser un plan de mesures correctives? |
Oui En fonction de la nature des mesures correctives, il peut ne pas être possible pour une entreprise de les résoudre avant l’année/la saison suivante. Dans de tels cas, pour obtenir la note de passage de 100 % requise pour être certifié dans l’année en cours, l’entreprise peut soumettre un plan de mesures correctives pour approbation par l’organisme de certification. REMARQUE : Les éléments entraînant un échec automatique ne peuvent pas être corrigés par un plan de mesures correctives. |
Oui En fonction de la nature des mesures correctives, il peut ne pas être possible pour une entreprise de les résoudre avant l’année/la saison suivante. Dans de tels cas, pour obtenir la note de passage de 95 % requise pour être certifié dans l’année en cours, l’entreprise peut soumettre un plan de mesures correctives pour approbation par l’organisme de certification. REMARQUE : Les éléments entraînant un échec automatique ne peuvent pas être corrigés par un plan de mesures correctives. |
Non, des mesures correctives doivent être prises. |
| 4. Comment une entreprise choisit les éléments à corriger de leur audit? | Tous les éléments sur la liste de contrôle de l’audit qui reçoivent moins de points complets doivent être traités. | Les éléments entraînant un échec automatique doivent être résolus en premier. Tous ces éléments doivent être corrigés. Autrement, les entreprises doivent se référer à leur rapport d’audit pour les commentaires de l’auditeur (c’est-à-dire, la page du sommaire et les sections où elles ont perdu des points). | Les éléments entraînant un échec automatique doivent être résolus en premier. Tous ces éléments doivent être corrigés. Autrement, (ou au besoin en plus de corriger les éléments entraînant un échec automatique) les entreprises doivent se référer à leur rapport d’audit pour les commentaires de l’auditeur (c’est-à-dire, la page du sommaire et les sections où elles ont perdu des points). |
| 5. Qu’arrive-t-il si une entreprise ne peut pas mettre en œuvre les mesures correctives avant la prochaine saison? | Pour être certifié pendant la saison en cours, l’entreprise devra soumettre un plan de mesures correctives pour approbation par l’organisme de certification. | Si nécessaire pour obtenir une note de passage et pour être certifié pendant la saison en cours, l’entreprise devra soumettre un plan de mesures correctives pour approbation par l’organisme de certification. | Il n’est peut être pas toujours possible de mettre en œuvre des mesures correctives après l’audit. Il peut être trop tard ou il peut être nécessaire d’attendre la saison suivante (par exemple, si la saison est déjà terminée). Dans ce cas, l’entreprise devra attendre la prochaine saison pour obtenir sa certification. |
| 6. Quel outil une entreprise peut-elle se servir pour consigner les mesures correctives ou le plan de mesures correctives mis en œuvre?
Comment une entreprise remplit-elle le Rapport de mesures correctives? |
Rapport de mesures correctives
Lisez attentivement les instructions dans le Rapport de mesures correctives. |
Rapport de mesures correctives
Lisez attentivement les instructions dans le Rapport de mesures correctives |
Rapport de mesures correctives
Lisez attentivement les instructions dans le Rapport de mesures correctives |
| 7. Qui décide si les mesures correctives ou le plan sont acceptables? | L’organisme de certification | L’organisme de certification | L’organisme de certification |
Le pointage à obtenir pour réussir l’audit dépendra de votre option de certification. Généralement, si vous échouez l’audit, vous aurez toujours la possibilité d’obtenir votre certification par l’entremise du processus de mesures correctives :
- Pour les options B, C, et D : Vous devez vous conformer à 100 % à la liste de contrôle de l’audit CanadaGAP pour réussir l’audit. Les éléments qui reçoivent moins de points complets doivent être traités par des mesures correctives, ou si les mesures correctives ne sont pas possibles dans l’année en cours, vous devez soumettre un plan de mesures correctives pour approbation par l’organisme de certification.
- Pour les options E et F : Un pointage de 95 % sans éléments entraînant un échec automatique est requis pour réussir l’audit. Vous devez toujours corriger ces éléments en premier. Les entreprises avec un pointage inférieur à 95 % doivent mettre en oeuvre des mesures correctives pour obtenir une note de passage de 95 %. Si les mesures correctives ne sont pas possibles dans l’année courante, vous devez soumettre un plan de mesures correctives pour approbation par l’organisme de certification.
- Pour les options A1 et A2 : Un pointage de 85 % sans éléments entraînant un échec automatique est requis pour réussir l’audit. Vous devez toujours corriger tous les éléments entraînant un échec automatique en premier. Les entreprises obtenant un pointage inférieur à 85 % doivent mettre en œuvre des mesures correctives pour obtenir une note de passage de 85 %.
Bien qu’il existe certains cas où il est acceptable de faire des corrections et des améliorations mineures au système de salubrité alimentaire d’une exploitation pendant l’audit, ce n’est pas typiquement le cas. Toutefois, si la situation met en cause un élément qui entraîne un échec automatique, l’exploitant NE PEUT appliquer une mesure corrective sur le champ. Les éléments qui entraînent un échec automatique sont habituellement des situations à haut risque pour la salubrité des aliments et doivent être traités adéquatement. Un audit représente un ‘instantané du moment’ des observations d’un auditeur particulier lors d’une journée particulière, et le pointage doit refléter cette situation. Les exploitations peuvent et doivent continuellement améliorer leurs programmes de salubrité des aliments. Les enjeux de salubrité alimentaire doivent toujours être résolus lorsqu’ils sont consignés, que ce soit durant un audit ou non. Toutefois, la plupart des enjeux nécessitent plus de suivis (c.-à.-d., la vérification des mesures préventives ou correctives, incluant une formation efficace, etc.) afin d’assurer que l’enjeu a été résolu.
Exemple #1 : Pendant l’audit, l’auditeur et la personne responsable aperçoivent des excréments de souris sur une table qui servira sous peu à emballer des légumes. La responsable élimine les excréments, installe un tapis de caoutchouc propre sur la table, donne une formation à la seule personne responsable de la table pour qu’elle vérifie et nettoie la table avant chaque utilisation, et consigne toutes les informations aux registres R et K. Ceci serait un échec automatique. La personne responsable a fait ce qui est nécessaire pour atténuer le risque à ce moment-là; toutefois, c’est un enjeu significatif, et une enquête plus approfondie est requise afin de s’assurer que l’analyse de la cause profonde du risque est résolue adéquatement et uniformément.
Exemple #2 : Pendant l’audit, l’auditeur et la personne responsable remarquent qu’une des cinq toilettes de la salle de toilettes ne contient pas de papier hygiénique. La responsable remplace le rouleau de papier hygiénique avec une provision de papier hygiénique de remplacement. Cet élément peut être corrigé pendant l’audit sans perte de points, à condition que l’auditeur détermine lors de l’évaluation de risques (par exe., les fournitures sont dans un placard tout près, d’autres toilettes ont du papier hygiénique, les employés disent que les salles de toilettes ont habituellement des provisions, etc.) pourquoi cette situation s’est produite. S’il n’y a pas de contrôles en place, alors l’auditeur doit consigner cet enjeu sur la liste de contrôle de l’audit et enlever des points même si la personne responsable a remplacé le rouleau de papier hygiénique.
Exemple #3 : Pendant l’audit, les employés sont observés utilisant l’option #3 d’une station de lavage de mains dans un ordre inadéquat – le désinfectant pour les mains suivi des serviettes humides. La personne responsable arrête les activités, réunit tous les employés, et leur donne une formation sur l’ordre d’utilisation adéquate (serviettes humides suivi du désinfectant pour les mains) et consigne cette formation sur le Registre K. Ceci serait un échec automatique. L’audit n’est pas le meilleur moment pour donner une formation aux employés. Peut-être que tous les employés ne sont pas présents ce jour-là, il pourrait y avoir des barrières au niveau de la langue, et les employés sont nerveux par la présence de l’auditeur et ne sont pas capables de se concentrer sur l’information. La personne responsable a aussi besoin de temps pour observer, vérifier et mettre de l’emphase sur la formation.
Voici quelques exemples de situations dans lesquelles l’exploitation devra attendre la prochaine saison pour obtenir sa certification :
- Si des produits chimiques à usage agricole non homologués au Canada ont été appliqués sur la culture pendant la saison et que, par conséquent, celle-ci a été contaminée.
- Si des eaux usées non-traitées ou des biosolides ont été utilisés sur la culture pendant la saison.
- Si des installations sanitaires n’étaient pas disponibles pendant la récolte et que celle-ci est terminée.
Dans tous les cas, les mesures correctives mises en place par l’exploitation sont sujettes à révision par l’organisme de certification. L’organisme de certification décide si elles sont adéquates en vertu des renseignements fournis par l’exploitation, qui doivent démontrer que les mesures correctives ont été mises en place.
L’exploitation doit mettre en œuvre les mesures correctives du mieux qu’elle peut dans les délais prescrits par le programme ou demandés par ses acheteurs si les acheteurs prescrivent un délai plus court [par ex., immédiatement (une semaine), dans un délai d’un mois, etc.]. Selon la réglementation du programme, le participant dispose d’un maximum de 60 jours ou du temps qu’il lui reste avant la fin de la saison, selon la première éventualité, pour mettre en œuvre les mesures correctives à compter de la réception du rapport d’audit. Les exploitants qui ne seront pas conformés aux demandes de mesures corrective dans les délais prescrits n’obtiendront pas leur certification ou se verront retirer leur certification et devront se soumettre à un autre audit physique.
Tout dépend de l’élément à corriger. L’organisme de certification peut accepter :
- Une preuve documentaire (par ex., un registre qui manquait)
- Une preuve photographique
Remarque importante : dans certains cas, la vérification des mesures correctives peut nécessiter une deuxième visite de l’exploitation. La décision d’effectuer une deuxième visite est à la discrétion de l’organisme de certification et dépend du résultat d’audit et des mesures correctives à mettre en œuvre. Dans le doute, l’exploitation devrait communiquer avec l’auditeur ou l’organisme de certification pour savoir quel genre de preuve elle doit leur soumettre.
Si l’organisme de certification décide que les mesures correctives/les plans de mesures correctives doivent être vérifiés sur le site, il coordonnera cette visite avec l’exploitation. Lorsqu’une telle visite est nécessaire, les frais sont facturés à l’exploitation (c.-à-d. temps et déplacement de l’auditeur). Veuillez noter que les exploitations n’obtiennent pas leur certification tant et aussi longtemps que les mesures correctives/les plans de mesures correctives ne sont pas mis en œuvre. Si l’organisme de certification doit effectuer une seconde visite, mais que la saison est terminée, il faudra attendre à la prochaine saison et la certification sera remise à cette période. Les exploitations devraient tenir compte de cette information lorsqu’elles prévoient leur date d’audit, en particulier s’il s’agit de leur première année et qu’elles ne sont pas certaines de répondre à la norme.
Peu importe si une seconde visite est nécessaire, l’exploitation est responsable de défrayer les coûts liés au suivi des mesures correctives/des plans de mesures correctives. Des frais s’appliquent pour la révision de preuves (documents, photos, etc.), même si une seconde visite n’est pas nécessaire. L’exploitation devrait vérifier les coûts applicables dans son contrat avec l’organisme de certification.
Les demandes de mesures correctives (DMC) doivent être mises en œuvre dans les 60 jours suivant la réception du rapport d’audit. Cette période de 60 jours comprend le temps dont l’organisme de certification/l’auditeur a besoin pour examiner les mesures correctives et/ou le plan de mesures correctives.
Si l’exploitation est incapable de mettre en œuvre les mesures correctives dans le délai attribué :
Pour les options A1 et A2 :
- Une exploitation peut entreprendre un nouvel audit pour obtenir la certification, s’il reste suffisamment de temps dans la saison en cours.
- Dans des cas exceptionnels, une exploitation peut discuter avec son organisme de certification si une prolongation du délai de la mise en œuvre des DMC est possible (par ex., si des améliorations importantes sont nécessaires). De telles prolongations sont à la discrétion de l’organisme de certification.
- Une exploitation peut demeurer inscrite et reporter les droits annuels liés au programme à la prochaine saison: elle pourra alors tenter de nouveau d’obtenir la certification. L’exploitation doit informer CanadaGAP par écrit pour s’assurer que ses droits annuels sont appliqués correctement.
- Une exploitation peut se retirer officiellement du programme, et si elle le désire, se réinscrire l’année suivante et refaire un audit pour obtenir la certification. Le cas échéant, elle doit en informer CanadaGAP par écrit pour obtenir un remboursement des droits annuels liés au programme, moins 100 $ de frais d’administration ou pour que ces droits soient appliqués comme crédit l’année suivante. Toutefois, les frais d’audit (temps et déplacement de l’auditeur) ne sont pas remboursables, même si l’exploitation a échoué à son audit.
Pour les options C, D, E et F :
Comme alternative à l’une des actions énumérées ci-dessus, si les exploitations ne sont pas en mesure de mettre en œuvre les mesures correctives pour réussir l’audit avant la fin de leur saison/année :
- Elles peuvent être en mesure d’élaborer un plan de mesures correctives et le soumettre à leur organisme de certification dans le délai de 60 jours attribué pour mettre en œuvre les DMC. L’organisme de certification doit approuver le plan de mesures correctives. Lors du prochain audit, l’auditeur confirmera que le plan a été mis à jour et que les mesures correctives ont été prises.
Les mesures correctives à la suite des auto-évaluations
L’examen de l’autoévaluation des exploitations inscrites aux options A1 et A2 du programme par l’organisme de certification peut conduire à des demandes de mesures correctives ou à la tenue d’un nouvel audit. Dans les deux cas, les frais facturés par l’organisme de certification pour le suivi des mesures correctives ou l’audit doivent être assumés par l’exploitation. Si une exploitation répond aux demandes de mesures correctives de son organisme de certification, elle devrait utiliser le rapport de mesures correctives et inclure de l’information sur la mesure qui a été mise en œuvre afin de corriger le problème, les preuves à l’appui (si nécessaire) et la date de mise en œuvre.
Oui. L’exploitation devrait utiliser le Rapport de mesures correctives. Elle peut y consigner les mesures correctives réalisées afin d’augmenter le pointage obtenu à l’audit. Dans ce cas, les mesures correctives sont sujettes à révision par l’organisme de certification de la même façon que lorsque l’audit est un échec. Après avoir reçu le rapport d’audit, l’exploitation a 60 jours ou jusqu’à la fin de la saison (selon la première éventualité) pour demander que l’on rajuste le pointage de l’audit par l’entremise du processus de mesures correctives.