L’introduction aux guides de salubrité des aliments CanadaGAP (VI. Iv. Conservation des documents) indique :
Les personnes qui souhaitent obtenir la certification du programme CanadaGAP doivent détenir des registres pour une période minimale de trois mois précédant la date de l’audit initial. Dans l’éventualité d’un événement indésirable (par ex., un rappel), les registres devraient être disponibles dans les 24 heures, sur demande de l’autorité réglementaire, dans le format exigé par le demandeur.
L’introduction aux guides de salubrité des aliments CanadaGAP (VI. Iv. Conservation des documents) indique :
Toutes les sections dans le Guide de salubrité des fruits et légumes frais ou des produits de serre de CanadaGAP (1 à 24) et tous les registres, reçus, attestations et certificats doivent être conservés au moins quatre ans pour fins d’audit, rappel ou autre.
De façon générale, CanadaGAP exige les registres d’activités d’au moins 3 mois avant la date de l’audit initial. Toutefois, dans certains cas, il peut être difficile de présenter les registres pour 3 mois, notamment en raison d’une saison de très courte durée. Les organismes de certification sont au courant de cette situation pour certaines entreprises et devraient normalement faire preuve de souplesse. Selon le produit cultivé, en dépit d’une saison de moins de 3 mois, il se peut que des registres et des formulaires aient été remplis pendant la période avant la récolte (par ex., pour les intrants agricoles, l’hygiène personnelle et l’entretien et l’examen des toilettes, le nettoyage de l’équipement) que l’entreprise pourrait soumettre pour montrer son respect des exigences en matière de salubrité alimentaire.
Toute entreprise qui souhaite obtenir des conseils au sujet de sa situation en particulier peut contacter son organisme de certification, car celui-ci sera en mesure de déterminer la quantité de registres nécessaires pour la réalisation d’un audit selon la portée précisée.
La description des conditions météorologiques n’a pas besoin d’être très détaillée; une description générale des conditions comme « venteux » ou « pluie » est acceptable. Les conditions qui pourraient affecter l’efficacité d’un produit chimique à usage agricole ou entraîner de la dérive doivent être consignées.
Les registres fournis dans les guides du programme CanadaGAP ne sont que des modèles. Si l’exploitation utilise ses propres registres, elle peut obtenir tous les points, tant et aussi longtemps que tous les renseignements exigés s’y retrouvent.
Un exploitation doit avoir une attestation dans les situations suivantes :
- Si elle s’approvisionne en compost et en thé de compost
- Si elle s’approvisionne en glace
- Si elle s’approvisionne en cire
- Lorsqu’une tierce partie effectue le nettoyage des fournitures d’emballage
- Pour les pommes de terre : afin de fournir la preuve qu’une variété non-homolguée a été analysée pour sa teneur en glycoalcaloïdes totaux (un reçu de la part de l’hybrideur est aussi acceptable)
- Pour les canneberges destinées à la transformation : afin de fournir la preuve qu’un rinçage final a lieu au moment de la transformation.
- Pour les produits de serre : si elle s’approvisionne un support de croissance.
Oui. Les crayons à mine fonctionnent souvent mieux que les stylos pour le travail à l’extérieur dans des conditions météorologiques qui laissent souvent à désirer.
Les registres n’ont pas besoin d’être imprimés, MAIS la case de consignation (de même que tous les endroits où il faut signer) doit être remplie. La personne responsable du programme de salubrité alimentaire peut entrer une date et son nom dans la case ou utiliser une signature électronique. Cette façon de faire répond à l’exigence. Il est aussi possible d’imprimer une liste des documents vérifiés et de signer et dater chaque registre à titre de confirmation.