Un audit est fractionné lorsqu’il est effectué au cours d’au moins deux visites sur place, à deux moments distincts ou plus (par ex., une visite sur place d’une demi-heure pour observer la récolte, le 12 septembre, suivie d’une visite sur place de 3,5 heures pour examiner les documents, le 14 novembre). Les audits sur place fractionnés ne sont pas permis dans le cadre du programme CanadaGAP, sauf dans des circonstances exceptionnelles. L’organisme de certification doit alors avoir obtenu au préalable l’autorisation de CanadaGAP par écrit. L’organisme de certification doit demander par écrit l’autorisation et préciser clairement les circonstances. L’approbation de CanadaGAP doit être obtenue avant la tenue de l’audit. Les audits fractionnés ne sont pas autorisés dans le cadre du programme CanadaGAP.
Voici un exemple d’audit fractionné :
- Un auditeur observe la récolte de pommes de terre en octobre et revient en janvier pour terminer l’examen des documents.
En revanche, ces exemples ne seraient PAS un audit fractionné :
- Une entreprise a besoin de deux audits la première année pour avoir deux cultures sur son certificat— une en mai pour les asperges et une en octobre pour les pommes.
- Un auditeur n’est pas en mesure de voir un nouveau poste d’emballage le jour de l’audit en raison d’une panne mécanique. Le reste de l’audit est terminé ce jour-là, puis l’auditeur revient à l’entreprise deux jours plus tard pour terminer l’observation du poste d’emballage.
- Un auditeur arrive à l’audit et il pleut; par conséquent, la récolte des fraises ne peut être observée. Le reste de l’audit est terminé ce jour-là, mais l’auditeur revient à l’entreprise la semaine après pour terminer l’observation de la récolte.
Sauf dans des circonstances très particulières, les audits doivent avoir lieu lorsque des activités pertinentes à la certification de l’entreprise sont en cours – pendant la récolte, la manipulation des fruits et des légumes, la saison d’emballage/de remballage, l’expédition, etc. Il est important pour l’auditeur d’évaluer correctement la mise en œuvre du programme de salubrité des aliments basé sur un instantané des activités qui se déroulent à l’entreprise le jour de l’audit. Lorsque l’entreprise souhaite diviser un audit afin que l’auditeur puisse se précipiter dans les activités d’observation telles que la récolte, puis revenir à un moment moins chargé pour examiner les documents à une date distincte, cela ne permet pas d’atteindre pas l’objectif d’un audit.
Parmi les autres raisons pour lesquelles les audits ne peuvent être divisés en deux parties, citons :
- La partie tournée de l’audit peut prendre le plus de temps à l’auditeur; par conséquent, le fractionnement de l’audit ne fait pas gagner beaucoup de temps à l’entreprise.
- L’auditeur ne peut évaluer correctement la mise en œuvre du programme de salubrité des aliments sans recouper les détails pour déterminer leur exactitude, leur actualité et leur validité. Le fait que l’audit ait lieu à deux dates distinctes rend les références croisées presque impossibles.
- Un audit en deux parties entraînerait un chevauchement substantiel pour chaque visite. Cela signifie que l’auditeur prendrait plus de temps, augmentant ainsi la durée totale de l’audit.
- Si les audits devaient être divisés, ceci créerait de la confusion pour les auditeurs quant aux questions à noter et à quel audit, en particulier pour les non conformités. Cette confusion entraînerait une incohérence entre les audits et une possibilité accrue de disputes concernant les constatations et les résultats de l’audit.
- La division des audits ajoute une complication supplémentaire pour les organismes de certification dans la gestion du processus de l’audit et de certification pour tous les clients.
Pour de plus amples informations, référez-vous à la Section 3.3.5.4 du Guide de gestion du programme CanadaGAP.
Les participants au programme peuvent payer leurs droits annuels d’adhésion au programme par l’entremise d’une des méthodes suivantes :
- Par virement électronique à info@canadagap.ca – merci d’inclure le numéro de la facture dans les détails
- Par virement bancaire ou dépôt direct – écrivez-nous à info@canadagap.ca pour recevoir les renseignements nécessaires
- Par carte de crédit (Visa ou Mastercard) – si vous avez reçu votre facture par courriel, suivez le lien dans la facture/le courriel pour payer par carte de crédit, ou appelez le bureau CanadaGAP au 613-829-4711 pour fournir les détails de votre carte ou laissez-nous un message et nous vous contacterons pour obtenir l’information
- Par chèque – postez-le au bureau CanadaGAP à l’adresse suivante :
- 245, place Menten, bureau 312, Ottawa (ON) K2H 9E8
Les factures sont envoyées annuellement aux participants au programme à l’anniversaire de leur adhésion. Un reçu sera envoyé électroniquement ou par copie papier (si l’adresse électronique n’est pas disponible) une fois que le paiement est reçu. Les frais d’audit et les frais de déplacement des auditeurs sont facturés séparément par l’organisme de certification et doivent être payés par les participants au programme directement à leur organisme de certification.
Les mises à jour et les révisions sont effectuées au programme CanadaGAP sur une base régulière. Les modifications découlent des demandes des usagers (participants au programme, des organismes de certification, des auditeurs, des acheteurs ou d’autres intervenants), pour tenir compte de la nouvelle science, pour aligner avec les modifications des règlements gouvernementaux et de l’Initiative mondiale pour l’innocuité alimentaire (GFSI), et pour préciser l’interprétation des exigences actuelles.
La procédure générale pour répondre aux demandes de modification est la suivante :
- Les demandes de modification sont reçues.
- Selon le besoin, des recherches additionnelles sont effectuées par le personnel de CanadaGAP.
- Les demandes et les documents d’appui sont discutés à la réunion du Comité consultatif technique.
- Le Conseil d’administration CanAgPlus approuve les modifications nécessaires.
- Les modifications approuvées sont intégrées au matériel du programme CanadaGAP (modèles HACCP, guides, listes de contrôle de l’audit, matériel de formation, etc.).
- Tout changement doit être approuvé par l’ACIA afin de démontrer que la rigueur technique est maintenue.
- Les guides sont publiés en janvier/février pour la mise en œuvre du 1er avril par les participants au programme.
Pendant plusieurs années, CanadaGAP a émis des mises à jour annuelles aux guides de salubrité des aliments. Nous tentons désormais de mettre à jour les guides moins fréquemment (c.-à-d. à des intervalles de deux ans si possible). Toutefois, le processus ci-dessus pour intégrer les changements dans la norme doit être suivi, peu importe la fréquence des mises à jour. Donc les usagers devront peut-être attendre plus longtemps pour que les changements demandés soient ajoutés aux Guides (par ex., une demande pour inclure une nouvelle culture dans la portée du programme) lorsque les cycles de révisions sont prolongés.
Les exploitations peuvent volontairement mettre fin à leur participation du Programme sans fournir de motif. La personne-ressource autorisée doit informer CanadaGAP directement et par écrit de tout changement de situation (par ex. échec à l’audit, retrait ou suspension du certificat, certification retardée, mauvaise récolte, etc.). La personne-ressource autorisée doit demander par écrit tout remboursement ou crédit.
- Remboursement : Si l’entreprise se retire du programme (par ex. à la suite d’un échec à l’audit), les droits annuels liés au programme sont remboursables sur demande à la personne-ressource autorisée, moins des frais d’administration de 100 $, à condition qu’une demande écrite (par courriel ou par la poste) est reçue dans les neuf (9) mois de la date de réception du paiment. Dans ce cas, l’adhésion à l’organisme qui exploite le programme CanadaGAP (CanAgPlus) sera immédiatement annulée. Ainsi, l’entreprise ne sera plus considérée comme un membre en règle de CanAgPlus et perdra tous ses privilèges à ce titre (notamment celui de participer et de voter à l’assemblée générale annuelle, d’élire des administrateurs, etc.).
- Crédit : Par ailleurs, si l’entreprise décide de reporter sa certification (par ex. à la suite d’une mauvaise récolte), les droits annuels liés au programme peuvent, sur demande, être crédités pour une année. Dans ce cas, l’adhésion à l’organisme qui exploite le programme CanadaGAP (CanAgPlus) sera suspendue pour l’année courante et reportée à l’année suivante. Ainsi, l’entreprise perdra tous ses privilèges de membre (notamment celui de participer et de voter à l’assemblée générale annuelle de CanAgPlus, d’élire des administrateurs, etc.). Le plein statut de membre sera rétabli l’année suivante, lorsque les droits annuels liés au programme sont appliqués.
- La contribution au PFLC de 50 $ recueillie annuellement par CanadaGAP pour les Producteurs de Fruits et Légumes du Canada (PFLC) n’est pas remboursable et ne peut être créditée. Elle est exigée annuellement tant que l’exploitation adhère à l’option A1, A2, B, C ou E du programme CanadaGAP et ce, peu importe son statut de certification.
Les exploitations devraient tenir CanadaGAP informé de leur statut en communiquant avec le bureau du programme CanadaGAP.
Le Guide CanadaGAP donne cette définition :
Personne responsable : La ou les personnes qui effectuent une activité (par ex., récolte, emballage, entreposage, refroidissement, mise en glace, étiquetage/codage, transport, etc.) et qui s’assure que les activités qu’elle supervise sont complétées.
Le Guide fait référence à la « personne responsable ». Le propriétaire est considéré par défaut comme la « personne responsable » de l’entreprise. Toutefois, dans de nombreuses entreprises, une autre personne sera chargée de la gestion du programme de salubrité des aliments et cette personne sera considérée comme la « personne responsable ». Il est évident que cette personne déléguera de nombreuses activités/tâches, puisqu’elle ne peut pas tout faire elle-même. Néanmoins, cette personne reste la « personne responsable » et doit donc tout superviser et s’assurer que la salubrité des aliments est gérée. Un consultant qui n’est présent dans une entreprise qu’un jour par semaine ne serait pas en mesure de remplir cette obligation. L’expert-conseil peut assister à l’audit et apporter son soutien au besoin, mais comme il ne supervise pas les procédures quotidiennes de salubrité des aliments, il ne doit pas répondre aux questions. Chaque établissement doit disposer d’une personne chargée de superviser les exigences en matière de salubrité des aliments et c’est elle qui doit répondre aux questions de l’auditeur.
Tous les audits effectués dans le cadre du programme CanadaGAP sont menés en anglais ou en français. Bien que l’entreprise vérifiée puisse utiliser et tenir à jour des dossiers et des procédures écrits dans d’autres langues, si l’auditeur ne peut déchiffrer l’information requise lors de l’examen de la documentation pendant la vérification, l’entité vérifiée doit avoir à sa disposition une personne qui peut traduire l’information pour l’auditeur.
CanadaGAP met à disposition les manuels sur la salubrité des aliments, les formulaires Excel de tenue de dossiers et la liste de contrôle de vérification en espagnol. De plus, certains des documents du CanadaGAP sont disponibles sous forme de ressources provenant d’autres organisations dans différentes langues. Les participants au programme peuvent choisir d’utiliser ces ressources en espagnol dans différentes langues à l’interne – par exemple, pour former des employés ou pour mener un audit interne.
Veuillez noter que la version anglaise de tout le matériel CanadaGAP (par ex., le Guide de salubrité des aliments pour les fruits et légumes frais de CanadaGAP, le Guide de salubrité des aliments pour les produits de serre de CanadaGAP, la Liste de contrôle de l’audit de CanadaGAP, etc.) constitue la norme. Dans l’éventualité d’une divergence dans les versions traduites, la version anglaise prévaut.
Les certificats CanadaGAP sont valables 12 mois. Dans des cas exceptionnels, une entreprise peut demander à son organisme de certification une prolongation de son certificat. Certains de ces cas exceptionnels comprennent :
- gestion du calendrier de l’audit des entreprises à cultures multiples
- circonstances atténuantes telles qu’une grève ou des intempéries
- audits précédents se déroulant à des moments qui n’étaient pas optimaux en raison d’erreurs dans la portée de l’audit
- certificats antérieurs émis avec des dates d’expiration qui ne reflètent pas le bon moment pour les audits ultérieurs
- changements dans les activités ou les cultures d’une entreprise
Le certificat peut être prolongé de 6 mois (au maximum) tant que les conditions suivantes sont remplies :
- la prolongation est accordée avant l’expiration du certificat
- l’entreprise est en règle avec CanadGAP
- le prochain audit aura lieu pendant la période de prolongation
Des informations plus détaillées peuvent être trouvées ici dans le Guide de gestion du programme CanadaGAP (section 3.3.5.5.4).
Les droits annuels de programme peuvent être payés en dollars américains (USD). Dans ce cas, ils sont ajustés en fonction de la différence de valeur entre les monnaies canadienne et américaine. Les droits payables en USD sont affichés dans la page des coûts. Les exploitations qui désirent payer leurs droits annuels en USD doivent utiliser le formulaire d’adhésion pour les droits payés en dollars américains (disponible en anglais seulement).