En réponse à la pandémie persistante de la maladie du coronavirus (COVID-19) et à compter du 1er juillet 2020, les audits CanadaGAP peuvent être effectués à l’aide de méthodes d’audits à distance à la discrétion de l’organisme de certification.
Dans certains cas et conformément aux règles établies par CanadaGAP, une partie de l’audit 2020 d’une entreprise serait effectuée sur place, tandis que la deuxième partie pourrait être complétée à l’aide de méthodes à distance. Cette approche a été élaborée en réponse aux défis posés par les circonstances extraordinaires de cette année.
Un audit complet sur place continue d’être le premier choix pour la certification CanadaGAP. Lorsque cela est justifié, un audit partiel à distance offre à l’organisme de certification une approche alternative pendant la pandémie.
Le principal avantage d’utiliser les méthodes d’audits à distance lors de la pandémie est de réduire le montant de temps qu’un auditeur doit passer sur place pour terminer l’audit complet. Une procédure technique, présentée sur www.canadagap.ca/fr/coivd-19/ fournit aux organismes de certification CanadaGAP des lignes directrices spécifiques pour appliquer des méthodes à distance aux audits CanadaGAP, s’ils le souhaitent.
Ce document présente les sujets suivants :
- Lignes directrices
- Frais des audits
- Questions
Lignes directrices
Cette approche temporaire aux audits CanadaGAP est guidée par les principes suivants :
- Les audits complets sur place pour la certification CanadaGAP procéderont autant que possible cette saison. Puisqu’un audit complet sur place demeure l’approche préférée, l’utilisation de méthodes d’audits à distance présente une alternative qui est envisagée comme deuxième choix à un audit complet sur place pour CanadaGAP.
- Même avec un audit complet sur place, des mesures peuvent être prises pour diminuer le temps passé en proximité afin de réduire le risque d’exposition à la COVID-19 pour l’auditeur et les employés de l’entreprise certifiée.
- L’organisme de certification est responsable des points suivants :
- Informer les participants au programme de ses attentes quant aux mesures de la santé et de la sécurité qui seront mises en œuvre au sein de l’entreprise, selon les lignes directrices publiques applicables de la santé pour la COVID-19.
- Réassurer les participants au programme que l’organisme de certification et l’auditeur prennent toutes les précautions raisonnables pour sauvegarder et protéger la santé et la sécurité de l’auditeur et du personnel du client.
- Il revient toujours à l’organisme de certification (et non au participant au programme) de déterminer si un audit peut être complété en partie en utilisant des méthodes d’audits à distance.
- L’utilisation de méthodes d’audits à distance est réservée pour les clients de CanadaGAP qui ne peuvent procéder avec un audit complet sur place pour des raisons variées ou dont l’audit ne peut être retardé à une date ultérieure lorsqu’un audit complet sur place peut être complété.
- Dans tous les cas, il est entendu que l’organisme de certification peut choisir s’il est préférable de retarder un audit et de prolonger le certificat de six mois, après une évaluation de risques de l’entreprise, selon les conseils précédents de CanadaGAP émis en mars 2020. Si le retardement de l’audit n’est pas une option possible (par ex. car il créera un plus grand retard), l’organisme de certification a le droit de décider de procéder avec un audit.
- Pour être admissible à un audit qui utilise des méthodes à distance, les clients devront démontrer à l’organisme de certification leur capacité de répondre aux exigences des technologies de l’information et de la communication (TIC), selon les critères du document obligatoire 4 de l’International Accreditation Forum.
- Pendant la partie de l’audit sur place, il est supposé que les méthodes d’audits à distance (TIC) ne seront pas utilisées. Une visite sur place impose l’utilisation de pratiques d’audit traditionnelles en personne (par ex. entrevues face à face avec les employés, etc.). Cela étant dit, certaines mesures supplémentaires peuvent être utiles pour limiter le potentiel de transmission (par ex. tenir une plus grande partie de la visite sur place à l’extérieur plutôt qu’à l’intérieur; minimiser le nombre de personnes dans un endroit fermé au même moment).
- Rien dans cette approche ne doit être interprété comme obligeant un auditeur à effectuer un audit (soit complet sur place ou partiel à distance). L’organisme de certification peut attribuer un auditeur différent ou retarder l’audit et prolonger la certification s’il n’est pas possible pour l’auditeur d’effectuer un audit dans des circonstances particulières (par ex. le site connaît une éclosion, un auditeur individuel a des problèmes de santé, etc.).
- L’utilisation de méthodes d’audits à distance est applicable uniquement pour l’année de récolte 2020 et est offerte pendant la période lorsque les clients et/ou les organismes de certification font face à des contraintes à un audit complet sur place en raison de la pandémie de la maladie du coronavirus.
À quoi ressemblerait un audit partiel à distance?
La première partie de l’audit consisterait en une visite sur place à l’entreprise. L’auditeur visiterait les lieux, observerait les pratiques, et interrogerait la personne responsable pour la salubrité des aliments et les employés responsables de la mise en œuvre des procédures. Une petite sélection de documents serait examinée, conformément à la procédure technique de CanadaGAP; la révision inclurait des documents plus longs qui sont plus difficiles à réviser hors site (par ex. le guide de la salubrité des aliments, les certificats de fournisseurs, la liste d’audit de contrôle interne, les registres complétés depuis l’audit précédent, etc.).
En général, la partie de l’audit sur place devrait prendre environ deux (2) heures. La durée peut varier; cela peut prendre moins de temps pour les entreprises plus petites et plus simples. La durée peut être plus longue pour les entreprises plus grandes et plus complexes, ou pour celles dont l’audit prendrait habituellement une journée entière.
La deuxième partie de l’audit se déroulerait hors site et consisterait en l’examen des autres documents par l’auditeur et un échantillon des registres de l’entreprise. L’entreprise fournirait à l’auditeur les documents requis de façon électronique ou par d’autres moyens (par ex. poste, télécopieur, copie imprimée à la fin de la visite sur place). L’auditeur effectuerait une vérification croisée des registres à l’information qu’il ou elle aurait recueilli lors de la visite selon sur les observations et les entrevues avec le personnel. Si un suivi est requis, l’auditeur contacterait le participant au programme, habituellement par un autre moyen électronique (par ex. téléphone, Skype, FaceTime, whatsapp, etc.).
Dans certains cas, l’auditeur peut demander certains documents (par ex. plan HACCP pour les entreprises de remballage et de commerce en gros) afin de les examiner à distance avant la visite sur place.
La partie à distance de l’audit doit être complétée à l’intérieur de 30 jours de la visite sur place.
Frais de l’audit
Les heures passées par l’auditeur, sur l’entreprise et à l’extérieur de l’entreprise (révision à distance de documents), seront chargées au participant au programme. Si l’auditeur passe moins de temps sur l’entreprise, cela ne veut pas dire que les frais de l’audit seraient plus bas. Il est possible que les frais de l’audit soient plus élevés en raison de la technologie et de l’administration et de la gestion à distance de la documentation.
Questions?
Pour obtenir de plus amples informations, veuillez examiner la procédure détaillée à www.canadagap.ca/fr/coivd-19/ ou communiquez avec le bureau de CanadaGAP avec vos questions.